Omega-Transfer

Einleitung

Beim Omega-Transfer wird eine Menge Personen von einer Kartei in eine andere Kartei kopiert. Sie können entweder alle Personen in einem Personenverzeichnis oder einzelne Personen kopieren.

Vorgehensweise

Um alle Personen in einem Personenverzeichnis in eine andere Kartei zu kopieren, klicken Sie mit der linken Maustaste in der Baumsicht des AGS-Navigators auf das Personenverzeichnis in der Ausgangskartei und ziehen das Personenverzeichnis mit weiterhin gedrückt gehaltener Maustaste auf ein Personenverzeichnis in der Zielkartei.

Um eine oder mehrere einzelne Personen zu kopieren, wählen Sie diese Personen zunächst in der Detailsicht des Personenverzeichnisses aus:

Einzelne Personen: Bei gedrückter Strg-Taste (Ctrl-Taste) klicken Sie mit der linken Maustaste die betreffenden Personen einzeln nacheinander an.
Bereich von Personen: Bei gedrückter Umschalt-Taste (Shift-Taste) klicken Sie mit der linken Maustaste erst die erste und dann die letzte Person an, um alle dazwischen liegenden Personen auszuwählen.
Alle Personen: mit der Tastenkombination Strg+A (Ctrl+A) in der Detailsicht des Personenverzeichnisses wählen Sie alle darin enthaltenen Personen aus.

Dann klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine ausgewählte Person, halten die Maustaste weiterhin gedrückt, und ziehen die Personen mit gedrückt gehaltener Maustaste auf ein Personenverzeichnis in der Zielkartei.

Es erscheint eine Abfrage:

In dem Protokoll erhalten Sie Informationen zu dem Import und etwaigen Besonderheiten, bevor er ausgeführt wird:

Nach Abschluss des Imports können Sie sich das gesamte Protokoll des Imports anzeigen lassen.

Ergebnis des Imports

Personenverzeichnisse

Alle importierten Personen erscheinen in dem Personenverzeichnis in der Zielkartei, auf das Sie das zu importierende Personenverzeichnis oder die zu importierenden Personen gezogen haben. Zusätzlich erscheinen sie natürlich im Personenverzeichnis Alle Personen.

Darüberhinaus wird ein Personenverzeichnis mit einem Namen der Form Import JJJJ-MM-TT hh:mm:ss (der Zeitpunkt des Imports ist im Namen kodiert) angelegt, welches ausschließlich die importierten Personen enthält. Die Anlage dieses Personenverzeichnisses können Sie in den Omega-Einstellungen abschalten.

Personen und Verknüpfungen

Beim Import werden neben den importierten Personen deren Nachnamen, Vornamen, Orte und Berufe in der Zielkartei neu angelegt, sofern diese dort noch nicht erfasst sind.

Ferner werden die Verknüpfungen zu Eltern, Ehepartnern und Kindern dann und nur dann kopiert, wenn diese Personen im selben Importvorgang kopiert werden. Es macht also einen Unterschied, ob Sie eine Person und ihren Vater nacheinander oder in einem Zug kopieren. Kopieren Sie die Personen einzeln, wird die Vater-Kind-Verknüpfung nicht in der Zielkartei hergestellt. Beim gemeinsamen Kopieren wird die Vater-Kind-Verknüpfung übernommen.

Wenn Sie eine Person aber nicht ihren Ehepartner in einem Zug kopieren, wird die Eheangabe zur Person mitkopiert und der nicht kopierte Ehepartner auf NN gesetzt, wenn Sie in den Omega-Einstellungen ausgewählt haben, dass unvollständige Ehen importiert werden. In den Standardeinstellungen werden die Eheangaben nicht kopiert, wenn nicht beide Ehepartner zugleich kopiert werden.

Besonderheiten beim Import von Orten

Das Konzept von Omega sieht vor, dass verschiedene Orte mit verschiedenen Namen bezeichnet werden, während gleiche Ortsnamen den gleichen Ort bezeichnen. Daraus ergibt sich die Verantwortung des Anwenders, beim Import von Personen mit den zugehörigen Orten aus einer Kartei (Quellkartei) in eine andere Kartei (Zielkartei) darauf zu achten, dass hinsichtlich der Benennung der Orte in Quellkartei und Zielkartei das gleiche Verständnis besteht. Wenn also der Ort Dillingen aus der Quellkartei in der Zielkartei bereits angelegt ist, sollte damit in beiden Fällen derselbe Ort gemeint sein, also z. B. Dillingen/Saar und nicht in der einen Kartei Dillingen/Saar und in der anderen Kartei Dillingen/Donau.

Omega unterstützt dies weitgehend automatisch, indem beim Import anhand der Zusatzinformationen zum Ort (Staat, Gebiet, Postleitzahl, Heutige Gemeinde, Dokument) und einem potentiell zugeordneten Eintrag in einer Ortsdatenbank (GOV-ID, Koordination, Abkürzung) auf Gleichheit oder Ungleichheit des Orts aus der Quellkartei und des gleichnamigen Orts in der Zielkartei geschlossen wird. Dies geschieht nach folgendem Regelwerk:

Ort nicht vorhanden: Ist kein Ort mit dem gleichen Namen wie der zu importierende Ort in der Zielkartei vorhanden, wird der Ort aus der Quellkartei beim Import in der Zielkartei neu angelegt.
Ort gleich: Sind alle Zusatzinformationen gleich bzw. sind bei beiden Orten keine Zusatzinformationen vorhanden, werden zu importierender und vorhandener Ort als gleich angenommen. Beim Import wird der Ort aus der Quellkartei auf den Ort in der Zielkartei abgebildet. Bei der Prüfung auf Gleichheit werden Koordinaten noch als gleich angenommen, wenn sie höchstens einen Kilometer voneinander entfernt sind.
Ort kompatibel: Unterscheiden sich zu importierender und vorhandener Ort nur in Zusatzinformationen, die beim jeweils anderen Ort nicht erfasst sind, werden die beiden Orte als gleich angenommen. Beim Import wird der Ort aus der Quellkartei auf den Ort in der Zielkartei abgebildet und die beim Ort aus der Quellkartei zusätzlich vorhandenen Zusatzinformationen werden beim Ort in der Zielkartei ergänzt.
Ort inkompatibel: Unterscheiden sich die beiden Orte in bei beiden Orten vorhandenen Zusatzinformationen, wird der Ort aus der Quellkartei beim Import umbenannt und unter dem neuen Namen in der Zielkartei neu angelegt. Dabei wird (2) an den Ortsnamen angefügt; aus Dillingen wird Dillingen(2). Ist auch dieser Ortsname bereits vorhanden, wird stattdessen (3) angefügt, usw. Zuvor wird jedoch geprüft, ob der Ort aus der Quellkartei nicht bereits als Ort in der Zielkartei mit so angefügter Nummer vorhanden und mit diesem gleich oder kompatibel ist. Dies verhindert, dass bei jedem Import aus derselben Quellkartei in die Zielkartei ein inkompatibler Ort nochmals neu angelegt wird.

Werden bei der Vorbereitung des Imports kompatible oder inkompatible Orte erkannt, wird der Anwender mit einem Hinweisdialog darüber informiert, dass er sich das Protokoll ansehen soll, bevor er entscheidet, den Import tatsächlich durchzuführen.

Tipp

Gehen Sie bitte wie folgt vor, wenn Sie eine Person samt ihrem familiären Umfeld aus der Ausgangskartei in die Zielkartei kopieren möchten:

Legen Sie ein neues Personenverzeichnis in der Ausgangskartei an.
Fügen Sie die Person diesem Personenverzeichnis hinzu.
Erweitern Sie dieses Personenverzeichnis um die Personen aus dem familiären Umfeld der darin enthaltenen Person.
Das als Ergebnis der Erweiterung erstellte Personenverzeichnis importieren Sie dann wie oben beschrieben in die Zielkartei.